Syarat - syarat Penugasan ke Luar Negeri

Dalam pengurusan perjalanan ke luar negeri, ada beberapa syarat yang harus dipenuhi:

1. Syarat-syarat Administrasi

2. Syarat-syarat Pembuatan Paspor

3. Syarat-syarat Pengurusan visa

Syarat Administrasi :

A. Penugasan Jangka Pendek /dibawah 3 (tiga) bulan

(Seminar, Training, Kunjungan, Pertukaran Ilmiah)

1. Memiliki surat undangan yang menyebutkan program yang akan dihadiri, waktu, tempat serta sumber pembiayaan baik dari pihak penyelenggara, sponsor atau biaya sendiri untuk menanggung biaya transportasi pulang-pergi, akomodasi dan kebutuhan lainnya selama mengikuti acara tersebut;

2. Mendapat surat persetujuan penugasan ke luar negeri dari Menteri Pertanian RI khusus bagi pejabat eselon I dan II;

3. Mendapat surat persetujuan dari Kepala Badan Litbang pertanian bagi pejabat/peneliti/perekayasa/penyuluh/pelaksana yang akan bertugas di luar negeri dengan menggunakan dana Badan Litbang Pertanian;

4. Khusus untuk penugasan atas biaya sendiri diperlukan surat pernyataan bermeterai (lampiran-1) dari yang bersangkutan untuk menanggung seluruh biaya yang dibutuhkan;

5. Mendapat ijin dari Unit Kerja (UK)/Unit Pelaksana Teknis (UPT) dalam bentuk surat penugasan yang ditanda tangani oleh Kepala UK/UPT atau pejabat yang ditunjuk dan ditembuskan ke Sekretariat Badan Litbang Pertanian, untuk penugasan dengan biaya sendiri, biaya sponsor, maupun biaya UK/UPT dengan melampirkan undangan dari pihak penyelenggara;

6. Mengisi Daftar Riwayat Hidup;

7. Memiliki paspor yang masih berlaku (Paspor berlaku 5 tahun sejak tanggal diterbitkan). Bagi yang belum memiliki paspor harus melengkapi persyaratan pembuatan paspor.

A. Penugasan Jangka Panjang /diatas 3 (tiga) bulan
(Sekolah S2/S3, Training)

1. Mendapat surat persetujuan dari Komisi Pembinaan Tenaga bagi yang akan bertugas, baik petugas yang didanai oleh penyelenggara/sponsor, DIPA Badan Litbang Pertanian atau pun sumber dana lainnya;

2. Memiliki surat undangan yang menyebutkan program yang akan diikuti, waktu, tempat serta kejelasan pembiayaan baik dari pihak penyelenggara, sponsor atau biaya sendiri untuk menanggung biaya transportasi pulang-pergi, akomodasi dan kebutuhan lainnya selama mengikuti program tersebut;

3. Khusus untuk penugasan atas biaya sendiri diperlukan surat pernyataan bermaterai (lampiran-1) dari yang bersangkutan untuk menanggung seluruh biaya yang dibutuhkan;

4. Mendapat ijin dari UK/UPT dalam bentuk surat penugasan yang ditanda-tangani oleh Kepala UK/UPT yang ditujukan kepada atasan langsung UK/UPT, dengan tembusan kepada Sekretariat Badan Litbang Pertanian, dilengkapi dengan surat undangan dari pihak penyelenggara/ sponsor;

5. Mengisi formulir perjanjian untuk penugasan diatas 3 (tiga) bulan dan dilengkapi dengan materai;

6. Mengisi Daftar Riwayat Hidup;

7. Memiliki paspor yang masih berlaku (5 tahun sejak tanggal diterbitkan). Bagi yang belum memiliki paspor harus melengkapi persyaratan pembuatan paspor;

8. Mengisi form visa untuk negara yang memerlukan visa (ijin masuk).

Syarat Pembuatan Paspor :

a. Mengisi formulir pembuatan, perpanjangan paspor, exit permit yang dikeluarkan oleh Direktorat Konsuler Departemen Luar Negeri RI ;

b. Melampirkan paspor dinas lama jika sudah pernah memiliki;

c. Melampirkan foto copy kartu pegawai yang telah dilegalisir oleh Unit Kerja/UPT terkait;

d. Menyiapkan pas foto berwarna dengan latar belakang putih berukuran 4 x 6 cm sebanyak 4 (empat) lembar untuk paspor baru, berdasi untuk pria serta berpakaian rapi dan tidak menggunakan topi/peci. Bagi wanita dapat mengenakan kerudung/jilbab;

e. Perpanjangan masa berlakunya paspor dinas dilakukan dengan mengisi formulir perpanjangan paspor yang dikeluarkan oleh Direktorat Konsuler Departemen Luar Negeri RI.

Syarat Pengurusan Visa :

a. Mengisi Formulir visa yang disediakan oleh pihak Kedutaan Besar atau perwakilan negara asing;

b. Melampirkan paspor yang masih berlaku beserta dengan surat rekomendasi visa dari Departemen Luar Negeri;

c. Melampirkan surat undangan dari pihak penyelenggara/sponsor kegiatan;

d. Melampirkan pas foto sebanyak 2 (dua) lembar sesuai persyaratan yang dikeluarkan oleh Kedutaan Besar atau perwakilan negara asing;Membayar biaya visa sesuai dengan jumlah yang ditetapkan oleh masing-masing Kedutaan Besar/Perwakilan Negara Asing